UAゼンセン福祉共済互助会 個人情報管理マニュアル

 UAゼンセン福祉共済互助会は、共済事業活動を行うに当たり収集・取得した加入者および給付対象者のさまざまの個人情報について、個人情報保護法の主旨を遵守し、下記のとお り管理マニュアルを定め、適切な管理と取扱いに努める。

 本マニュアルは、福祉共済互助会において取り扱われるすべての個人情報を対象とし、また、福祉共済互助会の役職員・嘱託社員・派遣社員・パートタイマー・アルバイトを含むすべての従業者およびすべての業務を対象とする。

 以上の基本的な考え方に基づき、具体的には以下のとおり取扱います。

1.福祉共済互助会が保有する個人情報

 (団体・個人加入などの加入状況、掛金集金方法の違いなどにより情報量・内容に違いがあるが、いずれもすべての情報を列記した)

(1)個人加入型共済

1)生命共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬過去の病歴を含む健康情報 ⑭給付情報 ⑮家族加入者の①②③④⑨⑩⑪⑬⑭

2)介護共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬過去の病歴を含む健康情報 ⑭給付情報 ⑮家族加入者の①②③④⑨⑩⑪⑬⑭

3)医療共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬過去の病歴を含む健康情報 ⑭給付情報 ⑮家族加入者の①②③④⑨⑩⑪⑬⑭

4)緩和共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬過去の病歴を含む健康情報 ⑭給付情報 ⑮家族加入者の①②③④⑨⑩⑪⑬⑭

5)長期休業保障共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬過去の病歴を含む健康情報 ⑭給付情報 ⑮家族加入者の①②③④⑨⑩⑪⑬⑭

6)傷害・賠償共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨加入タイプ ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬給付情報

7)住宅あんしん共済
①証書番号 ②氏名 ③所属組合・組織名 ④従業員番号 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦住宅種別 ⑧加入口数 ⑨加入年月日 ⑩給付情報 ⑪保証額 ⑫質権者氏名 ⑬質権者住所

8)年金共済、積立共済
①加入者番号 ②氏名 ③性別 ④生年月日 ⑤郵便番号・住所 ⑥電話番号 ⑦所属組合・組織名 ⑧従業員番号 ⑨払込方法・加入口数 ⑩加入年月日 ⑪掛金集金のための口座情報 ⑫掛金集金状況 ⑬積立金額 ⑭脱退・解約状況 ⑮給付情報 ⑯脱退・解約年月日 ⑰ローン情報(借入希望額、年収、借入残高)

(2)団体加入型共済

1)グループ生命共済
 ①給付情報

2)団体型介護共済
 ①氏名 ②所属 ③組合役職名 ③加入タイプ ④加入年月日 ⑤給付情報

3)団体型長期休業保障共済
 ①給付情報

4)住宅あんしん共済 団体共済
 ①給付情報

5)労災付加給付共済
 ①給付情報

6)組合活動共済
 ①氏名 ②所属 ③組合役職名 ③加入タイプ ④加入年月日 ⑤給付情報

7)見舞金制度
 ①給付情報

(3)UAゼンセンメンバーズカード

 ①カード作成情報 ②在籍 確認 情報

2.情報管理の徹底

(1)情報管理責任者

 共済事業局における情報管理責任者は「局長」とする。

(2)帳票や一覧表の取扱いと管理

 帳票類(加入申込書、異動・変更通知書、給付申請書、脱退申請書など)や加入者一覧表などの取扱いおよび管理においては、①錠付き保管の実施②不必要なコピーの禁止③利用済み・不必要情報は裁断または溶解処分とし、適切な情報管理に努める。

(3)パソコンによる情報取得・管理

 業務委託先とのオンライン網による加入者情報取得については、①特定者(アクセスコードの設置)および特定パソコンのみによるアクセス ②不要時のアクセス禁止 ③不必要な画面ハードコピーの禁止 ④画面ハードコピーの利用済み情報は裁断処理など適切に処理する。

(4)個人情報持ち出しの禁止

 オルグ活動やクレーム処理、自宅作業などのために個人情報および加入者リスト等を持ち出し、持ち歩く事を禁止する。やむを得ず持ち出す場合は、管理責任者の許可を得る。

(5)単身での残業および休日出勤の禁止

 法の主旨から照らし、単身での残業および休日出勤は原則として禁止する。やむを得ず行う場合は、管理責任者の許可を得る。

3.日常業務の対応

(1)加入者本人からの問合せ

1)本人確認を行った後、あらゆる問合せについて回答する。

2)確認項目については事前公開しない。また、本人かどうか判定がつきかねる場合、登録電話もしくは勤務先へ折り返し電話とする。

(2)家族からの問合せ

1)家族(配偶者、両親、子女など)からの代理問合せについては、加入状況、積立金状況、給付関係情報など個人情報に関する事項には回答しない。

2)医療共済と傷害・賠償共済における家族加入者本人からの問合せについては、家族本人に関する情報についてのみ回答する。

3)加入者本人死亡時の請求関係または医療共済の給付について本人請求が不可能と判断されるような場合は、家族からの問合せ・手続きに応じる。

4)制度内容の一般的問合せや帳票類の代理申請(送付先は本人宛)などは対応可能とする。

(3)組合・組織の役員、担当者との応答と問合せ

組合および組織の役員・担当者とは、①所属名 ②役職名 ③氏名 を確認の後、具体的な応答に入るものとする。

1)個人加入型共済の場合

①「個人情報利用・取扱いの案内が印刷された書類」および「個人情報利用・取扱いの案内が印刷されていない旧書類の場合は本人同意の旨の書類を取り付ける」ことを条件に、事務手続き作業を行う。

②役員・担当からの問合せに応じないもの(基本的にはセンシティブ情報)は次のとおり。
 a.年金共済、積立共済:口座引去り不能理由、積立金残高、年金給付額、脱退一時金額、共済ローン不成立の場合の理由
 b.医療共済、生命共済、長期休業保障共済、介護共済、緩和共済: 口座引去り不能理由、健康情報(過去の病歴)、給付情報(病気の種類、支払額)
 c.傷害・賠償共済:口座引去り不能理由、給付情報(支払額)

2)団体加入型共済

 すべての共済について、すべての情報のやり取りに応じる。

(4)マニュアルの周知

 共済事業局長 は、本マニュアルを共済事業局従業者、都道府県支部および加盟組合・組織に周知し、各組織でも同様に取り扱うよう指導する。

(5)トラブル発生時の記録と報告

 共済事業局従業者、都道府県支部および加盟組合・組織は、漏えい等の個人情報の取扱いに関するトラブルが生じた場合、その詳細を記録し、遅滞なく 共済事業局長に報告しなければならない。

(6)トラブル発生時の対応

 共済事業局長は、トラブル発生の報告を受けた場合、 UAゼンセン本部(総務局)、業務委託先および専門家と連携・相談の上、速やかに対策を講じなければならない。

(7)再発防止策の検討

 福祉共済互助会長は、トラブルが発生した場合、発生時の原因等を分析し、再発防止策を講じ、 福祉共済互助会従業員、都道府県支部および加盟組合・組織に周知・徹底する。

(8)見直しと改善

 本マニュアルは、日常業務を通じて評価と見直しを定期的・継続的に行い、その改善に努める。